Sistem, ürün ve hizmetlerini belgelendirmek isteyen kurum ve şirketlerin sıkça işittiği bazı kavramlar hakkında açıklamalar yapmak istiyoruz. Belgelendirme süreçleri sırasında sıkça duyduğumuz Standart, Sertifikasyon ve Akreditasyon ve Nedir ? sorusunu yanıtlamaya çalışacağız. Zaman zaman birbirine karıştırılan, bazen birbirinin yerine kullanılan bu kavramların anlaşılması dışarıdan tedarik edilecek belgelendirme ve danışmanlık hizmetlerinde ilgili organizasyona daha sağlıklı karar verme yetisi kazandıracaktır.
İçindekiler
Standardizasyon Nedir?
Tüm belgelendirme ve akreditasyon çalışmaları belirli standartlara dayandırıldığından, öncelikle standart kavramını açıklamakta fayda görüyorum. En genel tanımı ile standart bir şeyi yapmak için kararlaştırılan yoldur. Bu, bir ürünün imalatı, bir sürecin yönetilmesi, bir hizmetin sağlanması veya malzemelerin tedarik edilmesini içerebilir, kuruluşlar tarafından üstlenilen ve müşterileri tarafından kullanılan bir dizi faaliyeti kapsayabilir.
Standartlar konunun uzmanı olan ve temsil ettikleri kurumların ihtiyaçlarını bilen, imalatçı, satıcı, alıcı, meslek birlikleri, kullanıcı ve düzenleyici insanların bilgi birikimidir.
Standartlar bilgidir. Yenilikçiliği harekete geçirecek, verimi arttıracak güçlü araçlardır. Kurumların daha başarılı, bireylerin gündelik hayatının daha kolay, daha güvenli ve daha sağlıklı olmasını sağlayabilirler.
Ülkemizde her türlü standardı hazırlama ve yayınlama görevi Türk Standartları Enstitüsüne verilmiştir. Uluslararası standartlarında incelenerek kabul edilmesi yine TSE’nin görevleri arasındadır. Uluslararası arenada ise ISO; 165 ülkenin katılımı ile oluşturulmuş bir standart hazırlama organizasyonudur.
Başlangıçta telaffuz ettiğim belgelendirme kavramı üzerine konuşalım. Belgelendirme yani sertifikasyon yabancı terimden de anlaşılacağı üzerine dilimize İngilizceden geçmiş bir terimdir.
Sertifikasyon Nedir ? Belgelendirme Nedir?
Sertifikasyon, bir nesnenin, kişinin, kurumun veya ürünün belirli özelliklerinin bir standarda uygun olarak resmi olarak onaylanmasıdır. Bu onay genellikle, ancak her zaman olmasa da, bir tür dış inceleme, eğitim, değerlendirme, laboratuvar veya denetim kurumu tarafından sağlanır. Başka bir ifade ile belgelendirmek istediğiniz sistemin, ürünün veya hizmetin ilgili standart, kriter veya direktif ile uygunluğu belgelendirmeye esas teşkil etmektedir.
Sıklıkla karşımıza çıkan bir örnek ile bunu izah etmek istiyorum. Firmanızda ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemini tatbik ediyorsunuz. Uygulamakta olduğunuz bu sistemin etkinliğini, üçüncü taraf gözetimi denilen bir yöntemle bağımsız bir denetim ve belgelendirme kurumuna denetlettirmek sureti ile tespit edebilirsiniz. Denetleyen kurumun ilgili standart maddeleri doğrultusunda icra etmiş olduğu denetim sonucunda belgelendirmeye engel majör bir uygunsuzluk tespit edilmez ise bir belge yani sertifika ile standardı etkin olarak uyguladığınız deklare edilecektir.
İdeal şartlarda belgesi olan bir kurumun bu standardı etkin bir şekilde uyguladığı farz ve kabul edilse de her belgeli firmanın söz konusu standartların gerekliliklerine tam manası ile yerine getirdiğini idea etmek güçtür. Bu noktada karşımıza akreditasyon kavramı çıkmaktadır.
Akreditasyon Nedir ?
Akreditasyon; uygunluk değerlendirme kuruluşları yani belgelendirme, denetim, gözetim kurumları ile test laboratuvarları tarafından gerçekleştirilen çalışmaların ve dolayısıyla bu çalışmalar sonucunda düzenledikleri uygunluk teyit belgelerinin (deney ve muayene raporları, kalibrasyon sertifikaları, yönetim sistemi belgeleri, ürün belgelendirme belgeleri, personel belgelendirme belgeleri vb.) güvenilirliğini ve geçerliliğini desteklemek amacıyla oluşturulmuş bir kalite altyapısıdır. Ülkemizde bu yapının işletilmesi ve denetlenmesinden Türkiye Akreditasyon Kurumu sorumludur.
TÜRKAK Logosu gördüğünüz bir sertifika veya test raporunun TÜRKAK tarafından yetki almış bir kurum tarafından verildiği anlaşılabilir.
Tıpkı belge almak için müracaat ettiğiniz kurumların firmalarınızı denetlediği gibi TÜRKAK da kendi akredite ettiği söz konusu uygunluk değerlendirme kurumlarını rutin aralıklar ile denetlemektedir.
Ülkemizde yasa ile akreditasyon süreçlerinin sorumlusu TÜRKAK olduğunu ifade etmiştik. TÜRKAK gibi hemen her ülkede bir akreditasyon kurumu bulunmaktadır. Almanya’da DAKKS, Amerika’da IAS, Avusturalya Yeni Zelanda’da JAS-ANZ, İngiltere’de UKAS, ülkemizde de akredite edilmiş belgelendirme kuruluşları olan en bilinen akreditasyon ajanslarıdır.
Telaffuz ettiğim bu ulusal akreditasyon kurumları IAF denilen bir foruma üye olup, müşterek çalışmalar yürütmektedir. Bu foruma üye olmayan WAS, NAC, EQRAS gibi bağımsız akreditasyon kurumları da mevcuttur.
Belgemizi Hangi Akreditasyondan Almalıyız ?
Biz danışanlarımızla yürüttüğümüz çalışmalarda belgelendirme talebini aldığımızda öncelikle ihtiyaç analizi yapıyoruz.
- Firmanın faaliyet göstereceği ya da ürün satış yapacağı hedef pazarın yeri; önem arz etmektedir.
- Firma Yurtdışına mı ürün, hizmet pazarlayacak, yoksa yerelde kamu ihalelerine mi iştirak edecek.
- Firma kalite yönetim sistemi dışında Çevre, iş sağlığı, bilgi güvenliği, gıda güvenliği… gibi alanlarda sistemini belgelendirme ihtiyacı duyuyor mu?
- Müşteri talebi ve kamuoyu beklentileri nelerdir?
- Resmi ya da gayri resmi ihaleye iştirak edecek ise bu ihalesinin şartnamesinde ürüne ya da hizmete dair belgelendirme şartları nelerdir.
- Ürün belgelendirme yapılacak ise hangi yönetmelik veya standarda göre çalışma yürütülecektir.
Bu ve benzeri sorulara verilecek cevaplar bize en doğru belgelendirme hizmetinin alınmasını sağlayacaktır.
